Coupa-Onboarding für Lieferanteen

Glencore Nordenham wird Coupa am 4. November 2024 in Betrieb nehmen.

• Sie müssen sich über einen Link, der Ihnen zugesandt wird, im Coupa Supplier Portal (CSP) registrieren.
• Machen Sie sich mit den Schulungsunterlagen, die Ihnen zur Verfügung gestellt werden vertraut.
• Bei Rückmeldungen oder Fragen wenden Sie sich bitte an: ZincFusionSupplier@glencore.de.

Die Registrierung im Coupa Supplier Portal (CSP) ist kostenlos.

Bitte nutzen Sie die bereits bekannten Rechnungsadressen:

• Nordenham Metall GmbH: rechnungen.nmg@glencore.de
• Nordenhamer Zinkhütte GmbH: ​​​​​​ rechnung.ndhm@glencore.de 

Ab dem Go-Live steht Ihnen das Coupa Supplier Portal für die Rechnungsstellung zur Verfügung.

Glencore Nordenham verlangt NICHT von seinen Lieferanten, dass sie 'Coupa Verified' werden und eine Abonnementgebühr in beliebiger Höhe zahlen, sobald sie im CSP registriert sind.

Lieferanten, die sich im Coupa Supplier Portal registriert haben, profitieren von den folgenden Vorteilen:

• Erstellung und Einreichung von elektronischen Rechnungen verknüpft mit unseren Bestellungen
• Die Möglichkeit, alle Bestellungen an einem zentralen Ort zu empfangen und zu verwalten.
• Die Möglichkeit, den Status der Rechnungsverarbeitung einzusehen (z. B. „Zur Genehmigung anstehend“, „Genehmigt“, "Bezahlt")

Ja, die Registrierung ist für alle unsere Lieferanten verpflichtend.

Nein, Sie erhalten eine E-Mail, in der Sie darüber informiert werden, dass Glencore Nordenham Sie als Lieferant zum CSP hinzugefügt hat. Sie müssen dann nur noch auf den Link 'bei Coupa anmelden' klicken, um Ihre Verbindung abzuschließen.

Wenn Sie sich registriert haben und im CSP angemeldet sind, scrollen Sie auf der Startseite in der Mitte nach unten und sehen Sie unter der Überschrift 'letzte Aktivitäten' alle Kunden, mit denen Sie im CSP verbunden sind, einschließlich Glencore Nordenham. Sollten Sie Glencore Nordenham nicht sehen, wenden Sie sich bitte über diese E-Mail Adresse an uns: ZincFusionSupplier@glencore.de.

Ja, Sie können eine Kopie Ihrer Einladung weiterleiten, indem Sie auf die Schaltfläche 'Einladung weiterleiten' klicken, dann die E-Mail-Adresse* Ihres Kollegen in das vorgesehene Feld eingeben und anschließend auf die Schaltfläche 'Senden' klicken.

*Bitte beachten Sie: Die Person muss dieselbe E-Mail-Domäne habe wie Sie.

Sobald die Glencore Nordenham, mit  dem Coupa System live geht, müssen Sie alle Ihre Informationen im Coupa Supplier Portal (CSP) verwalten. Um Ihre Informationen, einschließlich der Bankdaten, zu aktualisieren, gehen Sie zu > Profil > Informationsanfragen > Kunde auswählen > fortfahren, um das von Glencore Nordenham bereitgestellte Formular zur Aktualisierung Ihrer Informationen auszufüllen. Es kann lediglich ein Bankkonto je Währung benannt werden, sofern Sie in mehreren Währungen Rechnungen stellen.

Ja, das können Sie. Sobald Sie sich beim CSP angemeldet haben, klicken Sie auf die Registerkarte 'Einrichten'. Klicken Sie unter dem Menüpunkt 'Verwaltung' auf den Hyperlink 'Anträge zusammenführen' und leiten Sie einen Antrag auf Zusammenführung mit Ihrem zweiten CSP-Konto ein.

Bitte beachten Sie: Durch die Zusammenlegung werden die Konten verbunden, und alle kombinierten Benutzer erhalten die Möglichkeit, im Namen Ihres Unternehmens Rechnungen zu stellen und Zahlungsinformationen an die verbundenen Kunden zu übermitteln. Vergewissern Sie sich vor dem Senden einer Zusammenführungsanfrage, dass die E-Mail-Adresse, mit der Sie zusammenführen möchten, zu einem Benutzer gehört, der Teil Ihres Unternehmens ist. Eine einmal genehmigte Kontozusammenführung kann nicht mehr rückgängig gemacht werden.

Nachdem Sie sich beim CSP angemeldet haben, klicken Sie auf der Startseite auf die Registerkarte 'Einrichtung'. Klicken Sie auf die Option 'Benutzer', navigieren Sie nach rechts und klicken Sie auf die Schaltfläche 'Benutzer einladen'. Geben Sie in dem sich öffnenden Fenster die erforderlichen Informationen ein, um den Einladungsprozess abzuschließen.

Die Nordenhamer Zinkhütte GmbH bzw. die Nordenham Metall GmbH ist weiterhin für die Begleichung Ihrer Rechnung verantwortlich. Sie können den Status Ihrer eingereichten Rechnung im CSP auf der Registerkarte 'Rechnungen' verfolgen.

Nein, die Informationen im CSP werden nicht archiviert, aber sie sind immer zugänglich, solange Sie ein CSP-Konto haben.

• Gehen Sie zu 'Einrichtung' > 'Admin' > 'Einrichtung des Unternehmens' und wählen Sie 'Unternehmen hinzufügen' in der oberen rechten Ecke.
• Geben Sie den offiziellen Namen Ihres Unternehmens ein, der bei der örtlichen Behörde registriert ist, und wählen Sie das Land/die Region aus, in dem/der es ansässig ist, und wählen Sie 'Weiter'.
• Füllen Sie auf der Seite 'Informieren Sie Ihre Kunden über Ihr Unternehmen' die vorgesehenen Felder aus.
• Wählen Sie 'Speichern und weiter'.
• Wählen Sie auf der Seite 'Wo möchten Sie bezahlt werden?' in der Auswahlbox 'Zahlungsart' aus, wie Sie bezahlt werden möchten.
• Wählen Sie 'Speichern und fortfahren'.
• Sie können 'Überweisungsadresse hinzufügen' wählen, um eine weitere Überweisungsadresse hinzuzufügen, oder Sie können neben einer bestehenden Überweisungsadresse 'Verwalten' wählen, um sie zu bearbeiten. Wenn Sie alle Änderungen vorgenommen haben, wählen Sie 'Weiter'.
• Fügen Sie auf der Seite 'Woher versenden Sie die Waren?' Ihre Absenderadresse, den Überweisungscode, Kontaktinformationen und die Coupa-Kunden hinzu, die dieses Überweisungskonto verwenden können.
• Wenn Sie alle Änderungen vorgenommen haben, wählen Sie 'Fertig'.
• Auf der Seite 'Einrichtung abgeschlossen' wird bestätigt, dass die Einrichtung Ihrer juristischen Person abgeschlossen ist und dass Sie diese für Rechnungen verwenden können.
• Bitte beachten Sie: Wenn Sie Ihr Unternehmen nicht einrichten, können Sie Ihre Rechnungen nicht erstellen oder einreichen.

Anfragen/Ausschreibungen werden NICHT im CSP veröffentlicht. Sie erhalten für Ihre Teilnahme an einer Ausschreibung/Anfrage eine E-Mail mit allen Einzelheiten.

Ja, Sie haben die Möglichkeit, unten auf der Seite auf 'Speichern' zu klicken und zu einem späteren Zeitpunkt zurückzukehren.

Coupa kann bis zu 100 MB pro Anhang akzeptieren. Aus Leistungsgründen empfehlen wir jedoch, die Größe der Anhänge auf 16 MB zu beschränken.

Sie können mit dem zuständigen Einkäufer/-in über das Nachrichtenfeld unten links kommunizieren und ebenfalls Dateien anhängen.

Bildanhänge auf Rechnungen müssen eines der folgenden Formate haben: TIFF oder PDF.

Ja, innerhalb der Angebotsfrist sind Änderungen möglich. Klicken Sie oben auf der Seite auf die Schaltfläche 'Antwort bearbeiten' und nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor.

Sie erhalten nur dann E-Mail-Benachrichtigungen, wenn Sie vom Einkäufer zur Teilnahme an dieser Ausschreibung/Anfrage eingeladen wurden.

Sie werden eine E-Mail erhalten. In der E-Mail steht, dass dieser Vertrag mit Hilfe von 'Coupa Contract Collaboration' für Sie freigegeben wurde.

Ja, bei der Angebotsabgabe  kann die Lieferzeit angegeben werden.

Wenn Sie im Portal angemeldet sind, klicken Sie auf die Registerkarte 'Bestellungen'. Falls Sie mit mehreren Coupa-Kunden verbunden sind, wählen Sie den Namen des Kunden aus dem Dropdown-Menü 'Kunden auswählen' oben rechts auf der Seite. Anschließend können Sie die Bestellung des jeweiligen Kunden auswählen, die Sie einsehen möchten.

Nein, Sie können im CSP nur Rechnungen erstellen, denen eine Bestellung oder ein Vertrag zugrunde liegt.

Nein, es gibt keine Verfallsfrist, aber der Einkäufer hat die Möglichkeit eine Bestellung zu stornieren.

Sie haben die Möglichkeit, direkt mit dem Einkäufer zu kommunizieren, da seine Daten auf der Bestellung angegeben sind. Sie können auch eine Nachricht in der Rubrik 'Kommentar' am Ende der Bestellung hinterlegen.

Es dient als Bestätigung, dass Sie die Bestellung erhalten haben und die Inhalte der Bestellung akzeptieren.

Leider kann nur eine E-Mail-Adresse hinzugefügt werden. Falls Sie nicht im Büro sind, können Sie den Einkäufer benachrichtigen, der die E-Mail-Adresse auf eine alternative Adresse ändern kann. Bitte geben Sie wenn möglich eine zentrale E-Mail Adresse an, damit das Postfach von mehreren Personen bearbeitet/ gelesen werden kann.

Die Rechnungen werden über das Coupa Supplier Portal (CSP) von Ihnen übermittelt. Ihre Rechnungen müssen die Anforderungen des §14 Umsatzsteuergesetz erfüllen.

Ja, Coupa verlangt, dass Sie bei der Erstellung einer Rechnung Ihre eigene eindeutige Rechnungsnummer angeben. Eine Dublettenprüfung ist eingerichtet.

Klicken Sie auf der CSP-Registerkarte 'Bestellung' auf das Dropdown-Menü und wählen Sie den gewünschten Kunden Nordenhamer Zinkhütte oder Nordenham Metall. Klicken Sie in der angezeigten Bestellübersicht unter der Überschrift 'Aktionen' der mit Ihrer Bestellung verbundenen Position auf das gelbe Münzsymbol, um eine neue Rechnung zu erstellen.

Nein, nachdem Sie das Unternehmen einmal eingerichtet haben, erscheint es bei jeder neuen Rechnung, die Sie erstellen.

Ja, Lieferanten mit bestehenden und aktiven Verträgen können eine Rechnung aus einem Vertrag im CSP erstellen, wenn sie dafür freigeschaltet wurden

Ja, Sie können Ihren Rechnungen im CSP entweder über das Feld  'Bildscan' oder über den Abschnitt 'Anhänge' beifügen.

Sobald eine Rechnung eingereicht wurde, kann sie nicht mehr geändert werden. Sie können jedoch eine Gutschrift für den ursprünglichen Wert erstellen und dann eine neue Rechnung erstellen.

Sie können die Versandkosten am Ende der Rechnung oder auf der Ebene der einzelnen Positionen hinzufügen.

Bei der Erstellung einer Rechnung gibt es einen Abschnitt 'Steuern' in dem Sie Ihre Steuerbeschreibung, den Steuersatz, den Steuerbetrag und die Steuerreferenznummer auswählen und hinzufügen können.

Klicken Sie auf die Schaltfläche „Gutschrift erstellen“ oberhalb der Rechnungstabelle auf der Seite „Rechnungen“ oder klicken Sie auf der Registerkarte „Bestellungen“ auf das rote Münzsymbol „Gutschrift erstellen“ in der Spalte „Aktionen“ der Tabelle „Bestellungen“.

Befolgen Sie die Anweisungen, um Ihre Gutschrift erfolgreich einzureichen.

Damit können Sie die Bestell- und Rechnungszeilen in ein Excel-Dokument exportieren.

Ja, bei der Erstellung Ihrer Rechnung können Sie die Menge angeben, die Sie in Rechnung stellen möchten (Teilfakturierung).

Nichts. Die Rechnung befindet sich in der Warteschlange der Kreditorenabteilung (AP), und sie wird gemäß den vereinbarten Zahlungsbedingungen bezahlt, die im Vertrag festgelegt wurden.

Bei abgelehnten oder strittigen Rechnungen müssen die Lieferanten den von der Finanzbuchhaltung angegebenen Grund für den Klärungsfall einsehen und dann die Rechnung korrigieren, indem sie eine Gutschrift zur Korrektur der strittigen Rechnung erstellen.

Bei Fragen zu Zahlungsinformationen senden Sie bitte eine E-Mail-Anfrage für die Nordenhamer Zinkhütte GmbH an accounting.ndhm@glencore.de oder für die Nordenham Metall GmbH an accounting.nmg@glencore.de.